We organiseren de Esri GIS Conferentie voor én met jullie. Maar dit jaar zijn we noodgedwongen voor het tweede jaar op rij van elkaar gescheiden. Wij in een studio, jullie thuis achter de computer. Reden voor ons om onze schouders eronder te zetten en een online editie te organiseren waarbij het eventgevoel als vanouds is. We hebben gemerkt; daar komt veel bij kijken. Daarom in deze editie een kijkje achter de schermen, op weg naar de Esri GIS Conferentie 2021.

Eventmanager Ilona Leuvenkamp is al jaren de persoon achter de schermen die het hele evenement organiseert. Ook voor deze editie is zij alweer vroeg gestart; maar het grote vraagteken wat boven ons bleef hangen: fysiek, online of toch hybride?

Overzichtsfoto vanuit de oorspronkelijke regiekamer in Beurs-WTC

Online, fysiek, hybride – wat moet het worden?

De scenario’s waren uitgewerkt; de voorkeur had natuurlijk fysiek. Maar als dat niet kan; gaan we dan voor online of hybride? Hybride – leuk idee, maar is het haalbaar om een goede conferentie neer te zetten voor publiek in de zaal en publiek thuis? En daarnaast; als er maar 200 mensen in de Rotterdam Hall kunnen met de 1,5 meter regel – wie dan wel en niet? Eigenlijk dus geen optie, we willen dat iedereen welkom is. Het was snel duidelijk; volledig fysiek, of online. Die beslissing hebben we lang voor ons uitgeschoven, maar eind mei is de knoop doorgehakt. Het wordt online! Maar dan, nog geen dag later, verschijnt in de media: “De Jonge: mondkapjes en 1,5 meter loslaten vanaf september is reëel.” Zijn we dan toch te vroeg geweest met het besluit? De twijfel slaat nog even toe. Maar met alle persconferenties nog in het achterhoofd blijven we bij het besluit.

En dan…organiseren…

Het besluit is nog maar het begin, het organiseren begint dan pas echt. Het besluit dat de conferentie een online evenement wordt, wil niet zeggen dat de verwachtingen lager zijn. In tegendeel: we willen juist alle mogelijkheden die dit biedt aangrijpen om er een onvergetelijke editie van te maken. Ilona Leuvenkamp vertelt: “Waar we vorig jaar alles voor het eerst moesten ontdekken, kunnen we met de opgedane ervaringen van de afgelopen periode nu veel sneller zaken in gang zetten. De sfeer tijdens een fysieke conferentie is niet te evenaren, maar hoe komen we toch het dichtst in de buurt? Voor de editie van 2020 hadden we al uitgebreid research gedaan naar het best passende online platform. Met opgedane ervaring bij andere events kwamen we uit bij de keuze voor het huidige platform."

Tv maken

Er is ook veel hulp geweest van de AV-leverancier die ons normaal gesproken bij de fysieke events van alle techniek voorziet. Zij hebben veel ervaring met tv-producties, dus konden laten zien en vertellen wat we wel en niet moeten doen. Ilona vertelt verder: “Zeker in het voorjaar van 2020 hadden we zelf nog geen beeld van zo’n online event. Het is eigenlijk meer tv maken dan een evenement organiseren, blijkt nu. Terwijl de draaiboeken voor een fysiek event op de plank liggen en ik daar ook veel ervaring mee heb. Delen daarvan heb ik kunnen gebruiken, maar veel kon gelijk de prullenbak in. Alles moest opnieuw gepland, teruggerekend en bedacht worden.”

Aan het werk in de nieuwe studio.

Back-up, back-up, back-up

En net zoals je van je werk in ArcGIS een back-up wilt hebben, zo hebben we dat ook altijd voor fysieke events. Maar hoe doe je dat dan voor een online event? Ilona vertelt: “Voor de middagpresentaties hebben we de keuze gemaakt om deze ongeveer een maand van tevoren op te nemen in een studio. Dit heeft meerdere voordelen; beeld- en geluidskwaliteit is stabiel en stel dat het online eventplatform het op de dag van het event laat afweten, dan hebben we nog altijd alle presentaties die we direct met de deelnemers kunnen delen. Maar ja, dan moeten er dus ineens 40 sessies opgenomen worden.”

Studio op kantoor

Sinds dit jaar is er een studio ingericht op kantoor. Dit betekende ook dat ik zelf achter de knoppen moest gaan zitten om presentaties op te nemen. In het begin zag ik daar erg tegenop. Ik ben eventmanager, geen schakel- en/of geluidstechnicus. Gelukkig is de techniek in de studio zo ingericht dat eigenlijk iedereen een video op zou kunnen nemen. Daar heeft onder andere mijn collega Ruben Bruijning voor gezorgd. Ruben vertelt: ”Dat was helemaal nog niet zo eenvoudig. Niet alleen moest de studio technisch goed werken, denk aan meerdere camera’s kunnen schakelen, meerdere laptops kunnen aansluiten voor demo’s en presentaties, belichting, achtergronden, software etc., maar het moest ook eenvoudig te bedienen zijn. Het is namelijk niet de bedoeling dat ik mijn rol als product consultant inruil voor studiotechnicus.” De studio is inmiddels gebruikt voor de opnames van alle middagsessies. Ruben vult aan: “En doordat we deze nieuwe mogelijkheden hebben, krijgen veel mensen ook weer nieuwe ideeën. Zo hebben we recent ook onze interne online kennisdag voor het eerst vanuit de studio georganiseerd. En ook voor de komende maanden zijn er al genoeg suggesties gedaan.”

Afscheid met de mok

Vorig jaar hadden we nog geen idee hoe we online een mooie conferentie konden neerzetten. Inmiddels hebben we de eerste ervaringen opgedaan, een eventplatform en een studio tot onze beschikking om ook van deze editie weer een mooi evenement te gaan maken. En met een afwisselend plenair programma, veertig middagpresentaties, de Geo Lounge en diverse netwerkmogelijkheden kijken we erg uit naar de conferentie. Ilona: “Maar we blijven hopen dat we iedereen weer snel kunnen ontvangen. Het cameralampje dat uitgaat aan het einde van de dag is toch anders dan iedereen met een mooie mok en een dank je wel en tot volgend jaar gedag te zeggen”.

Meer informatie

Wilt u ook deelnemen aan de online editie van de Esri GIS Conferentie op 22 & 23 september? Meld u aan via esri.nl/gisconferentie

Marieke Hoogeveen

Petronellanitta

Deel dit artikel: