Sinds anderhalf jaar gebruikt de gemeente Dordrecht een kaart om overzicht te houden over de verschillende projecten in de stad. Op de kaart zie je precies waar, wanneer en welke projecten er worden uitgevoerd of op de planning staan. Op deze manier hoeft een straat bijvoorbeeld niet drie keer opnieuw opengebroken te worden, doordat werkzaamheden met elkaar worden gecombineerd. Of wordt de verkeersdoorstroming in een gebied gegarandeerd omdat projecten in hetzelfde gebied juist gefaseerd van elkaar worden uitgevoerd. Dit vermindert niet alleen overlast voor bewoners, maar bespaart de gemeente ook een hoop tijd en geld.

"De projectenkaart is één van de meest succesvolle projecten waar ik aan heb meegewerkt. Het concept, alle projecten die spelen in een gebied in één overzicht, is zo eenvoudig en de uitwerking zo krachtig," vertelt een enthousiaste Theo Santegoets, adviseur Strategie, Innovatie en Assetmanagement, bij de gemeente Dordrecht.

Van Excellijsten naar kaartlagen

“Het College had de ambitie neergelegd in het coalitieakkoord om de overlast door projecten in de buitenruimte te verminderen voor bewoners. Daarnaast had iedereen ook het idee dat als we beter met elkaar zouden samenwerken en beter zouden weten wat er bij verschillende afdelingen en partners speelde, we efficiënter, goedkoper en sneller konden werken”, aldus Santegoets. Al snel werd duidelijk dat het middel om dit voor elkaar te krijgen een kaart zou zijn. Een kaart biedt immers veel nauwkeurigere locatie-informatie dan een Excellijst. “Hiervoor werkten we met losse Excellijsten waarin je kon zien welke straat een project betrof. Om te weten of de projecten invloed op elkaar hadden, of juist aan de andere kant van de straat plaatsvonden, moest je altijd even nabellen om te achterhalen waar de projectgrenzen precies lagen.” Een ander groot bijkomend voordeel van een digitale kaart die de gemeente Dordrecht ervaart is dat je verschillende informatiebronnen met elkaar kunt combineren als losse lagen binnen één beeld. In plaats van verschillende Excellijsten uit te pluizen heb je nu één kaart. Je kunt inzoomen op het gebied waar het project speelt en hebt meteen alle informatie inzichtelijk. Doordat iedereen naar hetzelfde beeld kijkt zijn de projecten zowel intern als extern beter op elkaar afgestemd. Dit bespaart tijd, geld en overlast voor de bewoners.

“Een kaart biedt veel meer nauwkeurigheid dan een Excellijst”

Theo Santegoets

Adviseur Strategie, Innovatie en Assetmanagement, gemeente Dordrecht

De projectenkaart van de gemeente Dordrecht

Leren door te beginnen

“Think big, act small” zegt Roeland van der Gugten, Data Adviseur bij de gemeente Dordrecht, over het proces van het opzetten van de projectenkaart. "We zijn begonnen met het bij elkaar brengen van de verschillende informatiebronnen die al beschikbaar waren in ArcGIS. Deze bronnen hebben we in één kaart samengevoegd om zo het concept en de waarde aan te tonen. Dit was nog verre van compleet maar bood direct al een verbetering op het bestaande proces."

“De projectenkaart is het basismateriaal voor onze overleggen’’

Theo Santegoets

Adviseur Strategie, Innovatie en Assetmanagement, gemeente Dordrecht

Vervolgens hebben ze hiermee verschillende afdelingen binnen de gemeente en andere organisaties die werkzaam zijn in de buitenruimte van Dordrecht benaderd. “Wat ons heel erg heeft geholpen is dat we veel energie hebben gestopt in het laagdrempelig communiceren van wat het is, en wat het voordeel ervan is. Negen van de tien mensen aan wie ik de projectenkaart laat zien wil direct meewerken. Ze zien meteen het voordeel van één integraal beeld op de buitenruimte” vertelt Santegoets. “Door niet te praten over een ArcGIS-Portaal of een Viewer maar over een samenwerkingstool voor verschillende afdelingen genaamd 'Samen op de kaart' wisten we de nieuwsgierigheid en interesse van verschillende afdelingen te trekken”, vertelt van der Gugten. “We zijn klein begonnen maar inmiddels zetten verschillende interne afdelingen en externe organisaties als woningbouwverenigingen, nutsbedrijven en een afvalbedrijf ook hun projecten op de kaart. Deze projectenkaart is het basismateriaal voor onze overleggen en bevat niet alleen meer projecten maar ook gebiedsambities en belangrijke lokale gegevens als gevaarlijke kruispunten en wensen van bewoners,” aldus Santegoets.

Datakwaliteit als randvoorwaarde voor succes

Het succes van de projectenkaart valt of staat bij de kwaliteit van de data. Als er informatie verkeerd is ingetekend of niet is geüpdatet kun je zo een verkeerde beslissing nemen. De gemeente Dordrecht faciliteert de datakwaliteit door iedere partij, interne afdelingen en externe partners, bronhouder te maken van hun eigen informatie. “Het is voor de bronhouders een kleine moeite om de data aan de kaart aan te leveren in verhouding tot de waarde die het ze oplevert. Deze kaart gaat alleen maar werken als iedereen de data actueel houdt, dat is ook de drijfveer om zelf je data bij te werken. Dit werkt goed maar datakwaliteit is zo belangrijk dat we hier scherp op zullen blijven letten.” vertelt Santegoets.

“ArcGIS is een universele gereedschapskist met ontzettend veel mogelijkheden’’

Theo Santegoets

Adviseur Strategie, Innovatie en Assetmanagement, gemeente Dordrecht

De projectenkaart groeit

Doordat er steeds meer partijen en afdelingen aansluiten verandert en groeit de behoefte. “Het is een continu proces waarbij we blijven leren en aanpassingen maken,” aldus Santegoets. Binnenkort hoopt de gemeente de projectenkaart uit te breiden door ook de relevante projecten van het waterschap en de provincie te ontsluiten in de kaart. Daarnaast willen ze in de toekomst de projectenkaart inzetten om te communiceren naar bewoners. Ook willen ze een andere versie van deze projectenkaart, helemaal gericht op het beheer van de openbare ruimte, gaan ontwikkelen. “ArcGIS is een soort universele gereedschapskist waar je ontzettend veel mee kan. Tijdgebrek is de enige belemmering. Kennis, motivatie en enthousiasme is er genoeg!”

Zelf aan de slag met een projectenkaart? Drie tips van Theo Santegoets:

  1. “Klein beginnen! Je hoeft niet meteen alle informatie over de buitenruimte in je kaart te verwerken. Een klein begin, bijvoorbeeld alle projecten van één afdeling op de kaart, biedt vaak al enorme meerwaarde. Vervolgens kun je groeien en verbeteren door andere afdelingen en externe organisaties te betrekken.”
  2. “Als je klaar bent om te groeien helpt het enorm als je veel vertelt over de projectenkaart. Een laagdrempelig verhaal waarbij je duidelijk de voordelen laat zien. Het idee achter de projectenkaart is zo krachtig, het verkoopt zichzelf. Maar mensen moeten wel weten dat het er is en dat het kan. Daarvoor zul je reclame moeten maken.”
  3. “Een projectenkaart biedt nog meer waarde als je meer dan alleen projecten laat zien. Je kunt ook de ambities in een bepaald gebied of specifieke aandachtspunten als gevaarlijke kruispunten opnemen. Zo krijg je een nog beter beeld van de omgeving en maak je toekomstbestendigere keuzes.”

Laat u inspireren!

Naast de gemeente Dordrecht werken er nog vele andere organisaties met een projectenkaart. Deze organisaties hebben hun kaart publiek gedeeld: Gemeente Krimpenerwaard Waterschap Scheldestromen Gemeente Tilburg

Enthousiast geworden?

Meer weten over hoe u de projectenkaart in kunt zetten? Neem contact op met contact@esri.nl.

Jorien Posthouwer

Gemeente Dordrecht en Freepik

Deel dit artikel: