Niemand kan overzien wat de gevolgen zijn van de coronacrisis. Maar gemeenten willen wel anticiperen op mogelijke scenario’s. Data kan dan inzicht geven. De gemeente Bronckhorst maakte daarvoor een coronadashboard. “Iedereen zegt dat de samenleving gaat veranderen. Maar met data kun je meer inzicht krijgen en je beleid goed onderbouwen.”

Het coronadashboard is een van de vele dashboards van de gemeente. Zo zijn er bijvoorbeeld ook dashboards over leegstand in de gemeente, de demografische opbouw van de inwoners en het functioneren van de eigen dienstverlening. “Ruim twee jaar geleden maakten we een omslag naar meer datagestuurd werken”, vertelt Charel van Dijk, beleidsmedewerker bij de gemeente Bronckhorst. “We wilden beleid en data samenbrengen. Want op basis van data kun je beter onderbouwde beleidsbeslissingen nemen. Zo werk je het efficiëntst.”

Data centraal organiseren

Het coronadashboard toont onder andere het aantal aangevraagde uitkeringen en faillissementen. Maar ook de tendensen op de huizenmarkt en gegevens over het welzijn van de inwoners – op basis van een peiling van de GGD. Charel: “Doordat we het dashboard gebruiken om ons coronabeleid te ontwikkelen, zie je ook het enthousiasme voor datagestuurd werken in zijn geheel toenemen. Dat is leuk om te zien. We laten ons nu minder leiden door gevoel of ervaring, wat vaak nog gebruikelijk is in gemeenteland.” Barend Sneller, business developer bij Esri, hielp de gemeente Bronckhorst op weg: “Toen ik binnenkwam, was één van mijn doelen om het aantal Excels in de organisatie terug te dringen. Iedereen hield er een schaduwadministratie op na, op zijn eigen manier. Als je datagestuurd gaat werken, is de eerste stap: alle data centraal organiseren. Alleen dan kun je data altijd actueel houden.”

“Op basis van data kun je beter onderbouwde beleidsbeslissingen nemen. Zo werk je het efficiëntst.”

Charel van Dijk

beleidsmedewerker gemeente Bronckhorst

Kernteam datasturing

Sinds begin 2018 heeft de gemeente Brockhorst een ‘virtueel kernteam datasturing’. Naast Charel zit ook manager Strategie Jacqueline Arends hierin. “Ons team bestaat uit negen mensen en valt niet onder de clusters van de gemeente”, vertelt ze. “Vandaar dat we het ‘virtueel’ noemen. We hebben mensen aan boord uit het cluster Informatisering en Automatisering – denk aan geo-specialisten en ICT’ers – maar ook mensen van Communicatie, Strategie, P&O en uit het cluster Ruimte. Voor inhoudelijke vraagstukken betrekken we beleidsmedewerkers, bijvoorbeeld van ‘sociaal domein’, ‘dienstverlening’ of ‘wonen’. Dat werkt heel goed, want het creëert betrokkenheid. We hebben onze organisatie laten zien hoe data helpt om problemen te analyseren, meer inzicht te verkrijgen en keuzes te maken.” Toch duurde het even voordat het team de hele organisatie had overtuigd. Charel: “Als je als gemeente kiest voor datagestuurd werken, moet je de hele organisatie meekrijgen. Daar heb je een lange adem voor nodig. De data centraal organiseren en je beleid ook onderbouwen aan de hand van die data; dat vraagt om een andere manier van denken en werken. Dat is een cultuuromslag. Voor de ene collega is dat eenvoudiger dan voor de andere.”

Concreet maken

Het helpt daarbij heel erg om met concrete voorbeelden te komen. ‘Waar lig jij nou wakker van?’, vraagt Charel regelmatig aan beleidsmedewerkers. “Vervolgens laat ik zien hoe je met data meer inzichten verkrijgt. Dat geeft duidelijkheid.” Jacqueline knikt. “De kracht van ons team is de diversiteit. Onze geo-specialisten zijn heel technisch onderlegd. Charel kent de beleidskant heel goed. Dat is noodzakelijk, want technische mensen en beleidsmedewerkers spreken een verschillende taal. Charel fungeert als schakel. Hij vertaalt de vragen uit de organisatie naar de juiste indicatoren voor datasturing.” Het team heeft een model ontwikkeld om vanuit de strategische opgaven van de gemeente meer datagedreven te gaan werken. Eén van die opgaven – landschappelijke kwaliteit – heeft het team inmiddels succesvol vertaald naar een datagedreven dashboard. Charel: “We nemen alle betrokken medewerkers mee in dat proces. Zo’n concrete case werkt het beste. Nu gaan we aan de slag met de andere opgaven, zoals ‘inclusieve samenleving’ en ‘prettige leefomgeving’.”

De vraag is leidend

De afgelopen jaren werd datagestuurd werken steeds belangrijker op het gemeentehuis van Bronckhorst. Jacqueline: “We zijn een pragmatische gemeente. We zijn begonnen met ons team en toen bleek dat er draagvlak was, zijn we steeds verder gaan uitbreiden. Natuurlijk kwamen we ook obstakels tegen. Denk aan het contentbeheer. Hoe maak je nou afspraken over het actueel houden van een dashboard? Barend heeft die kennis bij ons binnengebracht. En daarmee heeft hij ons goed op weg geholpen.” Charel is momenteel bezig met ‘StoryMaps’. “Daarmee kun je een dashboard extra context geven en dus nog beter presenteren”, verklaart hij. “Bijvoorbeeld met filmpjes, afbeeldingen en begeleidende tekst. Dat maakt het voor de collega’s nog leuker. Overigens wil ik wel benadrukken dat we nooit een dashboard maken omdat het leuk is; de vraag moet altijd leidend zijn.”

Kennis delen

In de praktijk is Charel al lange tijd geen beleidsmedewerker meer. “Ik werk nu eigenlijk fulltime aan dataprojecten. Dat is interessant, want ik heb te maken met veel verschillende onderwerpen en ik zie op deze manier de hele organisatie. Iedereen krijgt ermee te maken.” Hoe het verdergaat met het virtuele team in Bronckhorst, durft Charel niet te voorspellen: “Voorlopig blijven we nog wel bestaan, als ondersteuning voor de organisatie. We zijn ook in gesprek met het CBS en de gemeenten in de regio over een datalab in de Achterhoek. Met de kennis die wij de afgelopen jaren hebben opgedaan, kunnen we daar zeker een rol in spelen.”

Ook een start maken met datagedreven werken? Vijf tips van Jacqueline en Charel:

  1. Zorg ervoor dat je je niet verliest in de data; de vragen uit de organisatie moeten altijd centraal staan.
  2. Begin klein en laat voortdurend zien waar je mee bezig bent. Zo houd je het concreet.
  3. Stel een multidisciplinair team samen om vragen uit de organisatie te vertalen naar indicatoren voor datasturing. Doordat je de hele organisatie betrekt, creëer je draagvlak.
  4. Organiseer je data centraal in de organisatie.
  5. De transitie naar datagedreven werken kost tijd. Het is een cultuurverandering die veel vraagt van alle medewerkers.

Meer informatie

Wilt u meer weten over hoe dit proces bij de gemeente Bronckhorst is verlopen? Neem contact met ons op via contact@esri.nl.

Tekstschrijvers.nl

Gemeente Bronckhorst

Deel dit artikel: