Vrijwel iedere organisatie heeft budget voor de persoonlijke ontwikkeling van haar medewerkers om ze over de juiste kennis te laten beschikken en betrokken te houden bij de organisatie. Maar hoe kan het budget zo effectief mogelijk worden ingezet? Liliana Santoso, Adviseur Geo-informatie provincie Zuid-Holland, is hier nu een jaar mee bezig én met resultaat.

Overtuigen van medewerkers

Met meer dan 2000 medewerkers heeft provincie Zuid-Holland verschillende leermogelijkheden, waaronder een opleidingsabonnement bij Esri Nederland. Het doel: zorgen voor de juiste kennis en vaardigheden om de mogelijkheden van de GIS-technologie optimaal te benutten. Maar daar lag ook direct een uitdaging, want hoe zorg je ervoor dat het opleidingsabonnement ook gebruikt wordt? “Medewerkers zijn druk en/of weten niet waar ze moeten beginnen”, vertelt Santoso.

“Deze vorm van promotie sloeg zeer goed aan bij een groot aantal geo-specialisten en in korte tijd volgde rond de 40 medewerkers één of meerdere specialisatietraining(en).”

Liliana Santoso

Adviseur Geo-informatie, provincie Zuid-Holland

In veel organisaties is het zo dat een medewerker zelf actief op zoek moet gaan naar een training, waarna deze goedgekeurd moet worden door de manager. Voor de geo-specialisaties is dit niet langer nodig. Er is in kaart gebracht welke kennis per afdeling benodigd en aanwezig is. Op basis van deze informatie kan Santoso samen met de medewerker de geschikte training vinden, maar ook voor de desbetreffende afdeling. De inschrijving en afstemming met de docent wordt geregeld door Santoso en er wordt alleen nog verwacht dat de medewerker daadwerkelijk de training volgt op de afgesproken data.

Activeren van medewerkers

“Om kenbaar te maken dat medewerkers zich bij mij kunnen aanmelden, is er een e-mail rondgestuurd. Dit leidde niet meteen tot veel reacties, waarna ik ben begonnen met het ontwikkelen van posters. De posters geven de kenmerken en voorkennis van de desbetreffende training aan. Tevens geeft de kleur van de poster het niveau van de training weer. Zo is er een kleur voor de basis-, intermediate- en gevorderde trainingen. Dit om de herkenning en relevantie van de training meteen te laten spreken bij de ontvanger. Deze vorm van promotie sloeg zeer goed aan een groot aantal geo-specialisten en in korte tijd volgde rond de 40 medewerkers één of meerdere specialisatietraining(en)’, vertelt Santoso.

Het belang van digitale transformatie

De organisatie zit volop in de digitale transformatie. Zo is niet alleen het waarborgen van kennis een groot vraagstuk, maar ook wat betekent de (geografische) informatie eigenlijk voor mijn businesscase? Twee elementen die elkaar niet alleen aanvullen, maar ook versterken. De afdeling Informatie en Automatisering maakt zich er dan ook hard voor om bij ieder binnengekomen vraagstuk de juiste applicatie aan te bieden die de data voor dat project het best kan weergeven. Dit geldt ook voor onderwerpen waar geo-informatie niet de hoofdrol speelt. Zo worden ArcGIS StoryMaps en ArcGIS Hub nu gebruikt door de afdeling Personeel en Organisatie . Door hiervan gebruik te maken is het eenvoudig communiceren en kan er gebruik gemaakt worden van componenten die het eenvoudig maken om geo-oplossingen weer te geven. Hierdoor krijgt de organisatie in de toekomst een steeds meer integrale en digitale interface.

De toekomst

Door medewerkers kennis te laten maken met de nieuwste ontwikkelingen en hier ook een training in te laten volgen, hebben we steeds meer situaties die zich oplossen door ‘self service’. Ofwel medewerkers weten steeds beter en sneller hoe ze een bepaalde handeling zelf kunnen doen. Dit straalt uit door de hele organisatie en zorgt voor een positief domino-effect waar iedere afdeling van elkaar kan leren. Nu de eerste resultaten goed zijn bevallen, kijken we naar hoe we deze lijn kunnen doortrekken. Het actief aanbieden van de juiste training maakt het namelijk ook mogelijk om intern eenvoudiger door te stromen naar een andere functie als de kennis al is opgebouwd.

Starten met kennismanagement - 3 tips

Voor iedereen die bezig is of wil starten met invulling te geven aan kennismanagement, zou Santoso drie tips willen meegegeven:

  1. Het beleid van de organisatie Kijk binnen de organisatie wat het huidige beleid is rond kennismanagement. Wordt dit beleid ook gedragen en ondersteund door de bovenste laag van de organisatie en krijgen medewerkers tijd en ruimte om zich door te ontwikkelen?
  2. Denk aan het budget Naast het organisatiebeleid is het beschikbare budget een belangrijk onderdeel. Door te kiezen voor een opleidingsabonnement staan de kosten voor het jaar vast en is er wel ruimte voor een flexibele invulling.
  3. Implementatie Als het beleid en budget in orde zijn dan is het nog belangrijk dat iemand tijd en ruimte krijgt om het traject op te starten en uit te voeren. In de situatie van provincie Zuid-Holland was de optimalisatie van het proces en het hebben van een (vast) aanspreekpunt bepalend voor het succes.

Waarom een Esri Nederland Opleidingsabonnement?

“Niet alleen is het opleidingsabonnement aantrekkelijk door de trainingsmogelijkheden, vooral de services die daarbij komen kijken zorgen voor het succes. Het is laagdrempelig om de planning af te stemmen en de docent te bereiken en daardoor de meest bijpassende training te bepalen. Maar ook de mogelijkheid om te sparren. Met business manager opleidingen Evert kunnen we om de tafel gaan zitten en onze koers en visie vertellen. Samen gaan we dan sparren over alle mogelijkheden en daarbij wordt echt gekeken naar wat het beste is voor ons – provincie Zuid-Holland.’ Aldus Santoso.

Meer informatie

Wilt u ook eens sparren over de opleidingsmogelijkheden voor uw organisatie? Neem dan contact met ons op.

Lotte Brasser

Petra Fotografie

Deel dit artikel: