De module Workflow biedt een duidelijk overzicht van wat er met informatie gebeurt. Zo is het mogelijk om per medewerker in te stellen wie welke informatie te zien krijgt. Door deze module te combineren met de module Access Control, is er ook inzicht in welke werknemer/gebruiker welke informatie raadpleegt, wanneer dit gebeurt en waarom dit gebeurt. Om organisaties te helpen bij het waarborgen van veiligheid van persoonsgegevens is de AVG-bundel ontworpen. Dit is de totaaloplossing waarin deze twee modules worden geïnstalleerd en ingericht in afstemming met uw privacy- en securitywensen. 

Naast de module Workflow werkt de gemeente met andere modules, waaronder Printing, die 2D- en 3D-kaarten in hoge resolutie kan printen op groot formaat. Alle modules zijn op maat in te richten en werken ondersteunend aan elkaar. De modules zijn oorspronkelijk onderdeel van de GeoWeb Suite, maar nu ook als losse modules naadloos toe te passen bovenop de standaardfunctionaliteit van ArcGIS. "ArcGIS Enterprise, waar we ook mee werken, stelt ons in staat om kaarten en geografische informatie beschikbaar te hebben wanneer en waar we maar willen. Daarnaast werken we met de mobiele app ArcGIS Workforce, zodat onze mensen in het veld realtime beschikken over geautoriseerde en actuele data en ze optimaal hun werk kunnen doen. Met de module Workflow hebben we een mooie toevoeging aan ArcGIS waarbij we dankzij de extra functionaliteit het gerichte AVG-vraagstuk hebben opgelost. We voldoen hiermee aan alle AVG-logging-eisen.” Bewoners kunnen opvragen wie hun persoonsgegevens heeft geraadpleegd. Met deze logging kunnen ze deze vragen eenvoudig en snel beantwoorden. “Dat is voor ons het grootste voordeel en ook de belangrijkste reden om deze module te gebruiken”, vertelt Beijl. 

Het verwerken en beveiligen van persoonsgegevens is volgens Beijl een continu proces dat voortdurend aandacht vraagt. Nu en in de toekomst. "Dat geldt dus voor het hele proces. Vandaar dat ook ArcGIS dusdanig is ingericht dat het aansluit op de gestelde AVG-beveiligingseisen. We zijn als gemeente Zoetermeer wellicht geen koploper, maar ik kan stellen dat we onze databeveiliging goed geregeld hebben conform alle wettelijk gestelde eisen. Niet alleen wij, maar ook andere gemeenten en organisaties moeten daaraan voldoen. Ik kan op dat punt zeggen: zorg dat je de beveiliging en de AVG-logging goed geregeld hebt. Voor ons biedt de module Workflow daartoe een oplossing die eenvoudig te realiseren is. Zonder te programmeren is er een applicatie gecreëerd die onze eindgebruikers helpt om stapsgewijs en efficiënt het proces te doorlopen en af te handelen. Als eindgebruiker heb je ook geen kennis nodig. Het proces wijst zich vanzelf. Als gemeente blijven we de ontwikkelingen op dit gebied volgen. We laten ons waar nodig adviseren en ondersteunen door de specialisten van Esri Nederland. Werken met en beveiligen van persoonsgegevens is een continu en secuur proces dat bewaakt moet worden." 

Wilt u weten hoe u zelf zorgvuldig omgaat met persoonsgegevens? Volg dan het on demand webinar 'Zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens in ArcGIS'.

Volgens Beijl biedt de module Workflow efficiëntievoordelen. "Deze maakt onze interne werkprocessen in combinatie met ArcGIS en de overige modules eenvoudiger. We kunnen nu snel en in één oogopslag zien hoeveel keer kadastrale percelen zijn geraadpleegd en hoeveel keer er is gelogd. Voorheen was er geen mogelijkheid om via GeoWeb AVG-logging toe te passen. Voordat we met Workflow aan de slag gingen gebruikten we alleen GeoWeb om gegevens te raadplegen vanuit ArcGIS Enterprise. Ook hiervoor was de beveiliging goed geregeld en was bekend wie gegevens kon opvragen. Maar we konden dus niet zien wat er werd bekeken. Dat kan met de module dus wel. Dat maakt het AVG-plaatje compleet." 

De module Workflow maakt de basisregistratie Kadaster (BRK) op een veilige manier toegankelijk. In de BRK is onder meer informatie te vinden over percelen, eigendom en hypotheken. Omdat het om privacygevoelige informatie gaat is binnen de gemeente een klein groepje mensen geautoriseerd om met de geautomatiseerde module te werken. Beijl: "Als je niet geautoriseerd bent en je probeert toegang te krijgen, krijg je een wit scherm te zien. Wanneer een collega een of meerdere kadastrale percelen raadpleegt, betreft het dus onder meer persoonsgegevens. Voor die persoon toegang tot die informatie krijgt, moet hij eerst invullen waarom hij deze gegevens nodig heeft. Esri Nederland heeft voor ons de workflow geconfigureerd en deze naar onze wensen en behoeften ingericht. Daarmee is de beveiliging op orde."